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SUMÁRIO

Importância da disciplina Gerência em Projetos

Portaria_Aguardente/2007

Ações determinadas

Tarefas do Coordenador_de_Programas

Tarefas do Gerente do Núcleo

Resultados Alcançados

Conclusão

 

  QUEM PAREUS MATIU QUE O EMBALE

Quando se conhece o assunto, mesmo ao se deparar com escritos errados, sabe-se  do que se trata. O título é um exemplo. Contudo, sem conhecer o assunto, expressões, determinações e instruções podem ser escritas de tal forma que, certas ou erradas, podem conduzir a resultados inteiramente diferentes daqueles que se deseja alcançar. Como acontece no uso de linguagens de programação, onde a sintaxe pode estar correta, mas a semântica, não.

Esse parece ser o caso do documento em análise: a Portaria_Aguardente/2007.

Recentemente foi publicado na Revista do Clube Naval um artigo enfatizando o uso da disciplina Gerência em Projetos como indispensável ao desenvolvimento dos trabalhos que têm início e fim determinados, numa organização permanente, como são as  organizações das Forças Armadas e, em particular, no serviço naval.

No presente artigo procura-se demonstrar a afirmativa acima, e para tanto são criados elementos fictícios tanto de organização como de personagens e procedimentos, como um exemplo de caso das possíveis conseqüências de não ser bem cultivada tal prática.

Suponhamos que é desejo e intenção de uma Marinha de guerra (Marinha do Iuri Kapetievski Silva) a implantação e implementação do processo do Apoio Logístico Integrado, nos moldes do Integrated Logistics Suport  praticado nos países de reconhecida expressão militar e elevada cultura naval, em apoio às atividades de obtenção de sistemas e equipamentos de defesa navais.

O responsável pela implantação e implementação, como rege o estatuto da corporação, é o Diretor_Geral,  autoridade  máxima na cadeia de gerenciamento do material de emprego militar, principalmente da sua obtenção com vistas ao preparo do Poder naval.  Subordinado a ele existem o Coordenador_de_Programas e o  Coordenador_de_Manutenção. Os nomes dos cargos são por si elucidativos das funções que devem atender.

Assim, são  criados, nessa  Marinha, elementos que permitem montar nosso caso. Estamos no ano 2007 (data escolhida apenas para fazer coincidir, considerando a limitação imposta pela autoridade máxima do prazo de 4 anos para a implantação e implementação do processo, com o ano em curso).

Como  ponto de partida do caso o Diretor_Geral  emite um documento  onde manifesta sua intenção e suas determinações. Seja tal documento a  Portaria_Aguardente /2007, nome fantasia retirado do fato de que a idéia é realmente embriagante. Em Gerência em Projetos esse tipo de documento poderia ser considerado como o documento de autorização de um Projeto técnico (o qual recebe a denominação de Project charter ou termo de abertura do projeto), desde que reunisse algumas características particulares.

Contudo, a ementa da matéria desse documento é:

“Cria o Núcleo de Apoio Logístico para propor normas e outros procedimentos, a fim de capacitar a efetiva aplicação do processo de ALI na obtenção de novos equipamentos e sistemas da Marinha de guerra.”

Essa ementa traduz um objetivo (aliás, de modo inadequado na redação de objetivos) que é diferente da intenção manifestada parágrafos acima.  Portanto, não será implantado e implementado o processo do ALI na Marinha de guerra, mas sim um Núcleo com as finalidades declaradas na ementa (vide anexo ao final desse artigo).

Porém, consideremos que essa atividade – criar um Núcleo de Apoio Logístico Integrado da Marinha –  venha a ser necessária, no futuro. Será que a Portaria_Aguardente/2007 reúne características para ser considerada um termo de abertura de projeto para tal finalidade?

A resposta a essa pergunta é negativa, uma vez que as características necessárias são, no mínimo, a de (1) incluir uma descrição da necessidade operacional que o projeto atenderá; e (2) incluir uma descrição do produto resultante do projeto. A leitura do texto da Portaria_Aguardente/2007  não possui essas  características mínimas.

O texto do documento, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da Portaria_Aguardente/2007, está em anexo. Sua leitura indica, também, alguns pontos de duvidosa compreensão, ou que vão requerer esclarecimentos ou interpretação de quem vai executar a tarefa. São alguns exemplos dessas dúvidas:

1. Se o núcleo é criado para propor normas e procedimentos  (quem irá executar o processo do ALI?)  a fim de capacitar a efetiva aplicação do processo  ... não ficaria mais claro escrever "a fim de capacitá-lo ....  " indicando que é o Núcleo de Apoio Logístico Integrado que vai executar?

2. O Núcleo trabalhará somente ''na obtenção de novos equipamentos e sistemas da Marinha de guerra?''  Isso é ratificado pelo parágrafo do 11 Art 4! E os antigos sistemas e equipamentos, ficam sem ALI?

3. Foi designado um gerente de Organização (Núcleo de Apoio Logístico Integrado) e não um Gerente de Projeto técnico.

4. O Art 2 estabelece: ''O gerente do Núcleo de Apoio Logístico Integrado  ...  e está autorizado, após prévio consentimento .... ''. Afinal, está, ou não autorizado? O consentimento é de quem, do Diretor_Geral  ou do Coordenador_de_Programas?

5. Não estariam em contradição os parágrafo 1 e o parágrafo 11 do Art. 4? – pelo parágrafo primeiro é determinado ''estudar o processo de ALI em todos os seus detalhes ... ''  enquanto que o parágrafo 11 determina que ''Com os conhecimentos e recursos atualmente disponíveis (quais e onde?) aplicar o processo do ALI   a partir da presente data  .....  na obtenção de novos meios e sistemas da MB.''

6. O Art 6 fala da ''gerência de Apoio Logistico Integrado, diretamente subordinada ao Coordenador_de_Programas ...   que terá a responsabilidade de supervisionar a aplicação do processo de ALI na Marinha de guerra.'' Mas quem terá a responsabilidade de supervisionar a aplicação do processo do ALI na Marinha? Se for ''a gerência de Apoio Logistico Integrado'' que  supervisiona, quem executará o processo?

7. O Art 3 diz que o pessoal deve ocupar ''fisicamente as dependências do Centro de Projetos Navais (CPN).'' Como na Marinha de guerra desse estudo de caso não existe esse CPN, mas sim o Centro de Projeto de Navios, é possível que o nome esteja sendo mudado pelo Diretor_Geral, entendemos até que com muita propriedade. Mas a dúvida deve ser esclarecida.

No mínimo essas dúvidas deverão ser sanadas pela autoridade superior que recebeu a incumbência de providenciar a criação do Núcleo (Coordenador_de_Programas), ao tomar as providências para seu cumprimento, como a seguir indicado:

RECEBENDO UM DOCUMENTO DESSA NATUREZA, QUAL DEVERIA SER A AÇÃO DE CADA ATOR ENVOLVIDO, NO SENTIDO DE ATENDER ÀS DETERMINAÇÕES DO CHEFE SUPERIOR?

A. Pelo Coordenador_de_Programas

A1. ESCLARECER todas as dúvidas e iniciar o planejamento para o estabelecimento de um Projeto de desenvolvimento e engenharia com a finalidade de atender ao objetivo definido na Portaria_Aguardente/2007 (CRIAR O NÚCLEO ..... ).

A2. INICIAR O PLANEJAMENTO PARA CUMPRIR O DETERMINADO. Considerando que a  Portaria_Aguardente/2007  não reúne características de um documento  charter  para a criação do Núcleo do processo de Apoio Logístico Integrada da Marinha, o Coordenador_de_Programas  deve imediatamente iniciar o planejamento  para a produção  e expedição do documento de autorização do Projeto  que atenda  às características mínimas de um documento de tal natureza (descrição da necessidade operacional que o projeto atenderá, descrição do produto resultante do projeto), além dos objetivos e metas principais do projeto.  Tal documento deve, portanto (1) autorizar o começo dos trabalhos, isto é, autorizar (formalmente) o início de um projeto, vinculando-o aos trabalhos e objetivos estratégicos da Marinha de guerra;  e (2) conferir, ao Gerente do Projeto que será designado,  autoridade para fazer o trabalho.

A3. Designar um  GERENTE DE PROJETO TÉCNICO (até poderia ser o mesmo gerente do NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA de guerra), criar uma EQUIPE DE PROJETO (conhecida como Equipe Integrada de Produto e Projeto, do inglês Integrated Product and Project Team IPPT) e, de acordo com o parágrafo 9:

A4. PROPOR ''em conformidade com a Sistemática_de_Planejamento_Administrativo, um Projeto de Investimento que comporte a implantação da infra-estrutura e atividades de base necessárias à efetiva aplicação do processo de Apoio Logístico Integrado na obtenção de novos equipamentos e sistemas na Marinha de Guerra.'' Considera-se  que o  Coordenador_de_Projetos tem nível oraganizacional adequado para satisfazer às necessidades do projeto.

A5. ATENTAR BEM PARA A DIFERENÇA entre Projeto na Sistemática_de_Planejamento_Administrativo  e Projeto técnico de pesquisa, desenvolvimento e engenharia, da disciplina Gerência em Projetos.

Esse Projeto Técnico está dentro do PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DA MARINHA DE GUERRA,  e deverá ser desenvolvido por uma Equipe Integrada de Processo e de Produto EIPP  constituída de pessoas  capazes de resolver o problema, e não só os elementos designados na Portaria.

A6. INAUGURAR (ou lançar, como um navio)  a organização ''Núcleo do Processo de Apoio Logístico Integrado da Marinha'' formalmente. Um coquetel, corte da fita simbólica, posse das instalações, até mesmo um cafezinho, etc. etc., mas formalmente.

A7. ASSUMIR  a tarefa indicada pelo parágrafo 2 do Art. 4 - DESENVOLVER UM SISTEMA DE INFO PARA MANUTENÇÃO.

Desse modo mantém o projeto de "CRIAR  o NÚCLEO ... " com finalidade única, como é recomendável. No caso de assumir a tarefa de Desenvolver tal Sistema de Informações, deve ser criado outro projeto para atendê-la.

A8. ASSUMIR AS TAREFAS indicadas pelos parágrafos 5 e 10, respectivamente “Propor Alterações Curriculares e  Propor novos cursos” ... tão logo receba subsídios  do Núcleo do Processo de Apoio Logístico Integrado da Marinha.

B. Pelo gerente do Núcleo do processo do Apoio Logístico Integrado da Marinha

Imediatamente depois de assumir, seu gerente (que na sua Marinha de guerra irá contar pontos de comando ou de direção na sua FIO, mais tarde!) deve planejar suas ações como determinado pelo Art. 4 (fluxograma a seguir), da seguinte maneira (os Parágrafos indicados em cada quadrado correspondem aos Parágrafos do Art 4 da referida Portaria_Aguardente/2007:

Figura 1. Fluxograma das ações determinadas

B1. PRIMEIRA AÇÃO (parágrafos indicados na Figura 1 acima): Se seu Chefe imediatamente superior (Coordenador_de_Programas) não cumpriu os  ações A1 e A2, a primeira ação do gerente do NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA de guerra  deverá ser de cobrança. Deve solicitar a indicação do Gerente do Projeto técnico, a fim de que este dê prosseguimento à INICIALIZAÇÃO do PROJETO e deve solicitar os recursos administrativos necessários para guarnecer as dependências que foram inauguradas, e que o Centro de Projetos Navais (por não existir tal Centro) não dispunha, tais como  – material de secretaria, computadores,  (foram designados para o NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA  dois subalternos da área de Processamento de Dados e dois Escreventes), mobiliários, computadores, máquina de fazer café, etc, ou seja, ações típicas de um gerente de uma organização militar em fase de instalação.

B2. SEGUNDA AÇÃO: Se o Coodenador_de_Programas não assumiu, questionar a tarefa determinada pelo parágrafo 11, "APLICAR O PROCESSO DO ALI com os conhecimentos e recursos atualmente disponíveis ...  " pelas razões apresentadas parágrafos acima, pois os componentes do NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA de guerra nem saberiam, ainda, como fazê-lo, antes de estudar o assunto.

B3. TERCEIRA AÇÃO: Questionar a responsabilidade que lhe é atribuída sobre o SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA APOIO DA FUNÇÃO LOGÍSTICA MANUTENÇÃO, pois não poderá desenvolvê-lo com os meios disponíveis. Esse SISTEMA DE INFORMAÇÕES não foi desenvolvido pelo NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA de guerra,  e sim pelo Coordenador_de_Programas. Quem pariu Mateus que o embale. Aliás, um Sistema de Informações sobre Manutenção deve ser responsabilidade de quem trata da Manutenção na Marinha, ou seja, do Diretor_Geral, e deixá-lo para o NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA é bastante  inadequado. Talvez devesse estar com o  Coordenador_de_Manutenção.  Ou  com alguma Diretoria Especializada. E mais:

B4. INFORMAR ao Coordenador_de_Programas que as tarefas determinadas pelos  parágrafos  5 e 10  "necessidade de novos cursos e alterações curriculares" só serão informadas, oportunamente, para as providências  cabíveis.

B5. GERENCIAR o atendimento do que determina o Artigo 3 da Portaria_Aguardente/2007.

B6. ACOMPANHAR O CUMPRIMENTO DE estar criado, até  2011, o NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA de guerra, segundo  determinação do Art  4; desse andamento  mantendo o Coordenado_de_Programas  informado.

B7. ACOMPANHAR  a  revisão de que trata o Art 5 da Portaria_Aguardente/2007, e manter o Coordenador_de_Programas  informado de quais ajustes são necessários.

C. RESULTADOS ALCANÇADOS (OU NÃO) (Estamos em 2011)

C1. Foi criado o Núcleo do Processo de ALI da Marinha de guerra;

C2. Foi criado o Projeto de Investimento (segundo a Sistemática_de_Planejamento_Administrativo) mas não houve o repasse de recursos que permitisse a implantação da infraestrutura e o desenvolvimento de atividades de base necessárias  a efetiva aplicação do processo de ALI;

C3. Não foi elaborado Projeto técnico (pesquisa, desenvolvimento e engenharia) para cumprir as determinações do Chefe . Esse fato acarretou várias distorções subseqüentes.

C4. Em consequência o Núcleo do Processo do ALI da Marinha de guerra foi criado, mas não implantou nem implementou  o processo do ALI na Marinha de guerra , até porque não era o objetivo.

C5. Não foi criado Projeto técnico para desenvolver o Sistema de Informações para apoio da função Logística Manutenção.

C6. Não foi realizado um “business case” relativo a esse Sistema de Informações, a fim de verificar seu alinhamento com a orientação estratégica da Marinha fictícia e a sua viabilidade econômica.

C7. O Sistema de Informações para apoio à Função Logística Manutenção (recebeu o nome de SISALI, aliás, bastante inadequado pela confusão que pode gerar) teve seu desenvolvimento gerenciado pelos  Coordenador_de_Programa e pelo Coordenado_de Manutenção, mas   não está pronto.

C8. Tem sido observada tendência de passar à responsabilidade do Núcleo de Apoio Logístico criado a tarefa de finalização desse Sistema de Informações e talvez da sua aplicação.

C8. O Registro de Análise de Apoio Logístico (que é um LSAR) não existe e nem sequer foi ainda definido qual o padrão a seguir.

C10. Não foram produzidas alterações nas instruções de alto nível.

C11. Não foram produzidas alterações curriculares nem criados novos cursos.

C12. Foram alteradas determinações constantes da Portaria_Aguardente/2007, em particular a subordinação do Núcleo.

D.CONCLUSÃO

Pela análise desse caso constata-se que Portaria_Aguardente/2007 , que teve por objetivo  CRIAR o NÚCLEO DE APOIO LOGÍSTICO DA MARINHA de guerra, foi cumprida, nesse tópico. Entretanto,  por sua redação confusa e inadequada, misturando tarefas, não vem sendo cumprida na íntegra.  

D1. Como não foi elaborado Projeto técnico para cumprir a determinação superior CRIAR O NÚCLEO, produziram-se várias distorções subsequentes. 

D2. Se a Portaria_Aguardente/2007  determinou criar:

“O NUCLEO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA  PARA PROPOR NORMAS E OUTROS PROCEDIMENTOS, A FIM DE CAPACITAR  A EFETIVA APLICAÇÃO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO NA OBTENÇÃO DE NOVOS EQUIPAMENTOS E SISTEMAS DA MARINHA DE GUERRA”

por que razão tem sido colocado o foco no Núcleo de Apoio Logístico  Integrado da Marinha  para terminar o desenvolvimento  e gerenciar a aplicação de um Sistema que não foi ele  que desenvolveu; que não diz respeito à novos equipamentos e sistemas  da Marinha de guerra;  cuja confecção deveria receber orientação do Núcleo depois que ele tivesse estudado o problema e cumprido o que lhe foi determinado na Portaria_Aguardente/2007, enfim, tudo isso em detrimento da verdadeira missão a ele atribuída (propor normas e outros procedimentos, a fim de capacitar a efetiva aplicação do processo de Apoio Logístico Integrado na obtenção de novos equipamentos e sistemas  da marinha de guerra)? 

D3. Um possível questionamento para tal postura  é que se ao NÚCLEO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA  de guerra for atribuída a responsabilidade de gerenciar o desenvolvimento do software para o processo de informações sobre a  manutenção na MB, a sua aplicação,  por que a ele (Núcleo) não ser atribuída, também,  a responsabilidade de gerenciar o desenvolvimento e manutenção dos demais softwares que tratam das informações sobre os outros elementos da logística, tais como os suprimentos, o controle das publicações técnicas, a formação de pessoal especializado, o desenvolvimento das instalações físicas necessárias para apoio logístico, etc?  

D4. Mesmo que o Projeto técnico  tivesse sido elaborado, seria recomendável ter sido submetido a um “business case” para verificar seu alinhamento com gestão  estratégica da Marinha de guerra e a sua viabilidade econômica. Embora sem indicar soluções, certamente tal análise permitiria a seleção da melhor maneira de implantar e implementar o processo de ALI  na Marinha de guerra em estudo. 

Esse, em resumo, é um caso em que o cumprimento das determinações do escalão superior sem seguir o que é preconizado pela disciplina Gerência em Projetos, acarretou uma série de distorções. Em particular, foi criado um Núcleo, com uma tarefa limitada, sujeito, portanto, a quaisquer aventuras, e sem recursos a altura para cumprir o que lhe foi determinado.

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ANEXO Portaria_Aguardente/2007  

“CRIA O NUCLEO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO DA MARINHA  PARA PROPOR NORMAS E OUTROS PROCEDIMENTOS, A FIM DE CAPACITAR  A EFETIVA APLICAÇÃO DO PROCESSO DE APOIO LOGÍSTICO INTEGRADO NA OBTENÇÃO DE NOVOS EQUIPAMENTOS E SISTEMAS DA MARINHA DE GUERRA”

O Diretor_Geral no uso das suas atribuições, resolve

    Art 1º Criar O Núcleo de Apoio Logístico Integrado da Marinha de guerra  para propor normas e outros procedimentos, a fim de capacitar a efetiva aplicação do processo de Apoio Logístico Integrado (ALI) na obtenção de novos equipamentos e sistemas da Marinha de guerra, composto pelos militares abaixo relacionados, sob a gerência do militar indicado:

        - segue listagem de nomes, o primeiro indicado para Gerente do Núcleo.

    Art 2º O Gerente se reportará diretamente ao Coordenador_de_Programas e está autorizado, após prévio consentimento, a efetuar consultas e acordos com outras Organizações navais que visem a contribuir para o cumprimento da missão do Núcleo.

    Art 3º O pessoal acima indicado deverá ficar dois anos executando suas tarefas no Núcleo a partir da data da sua criação, ocupando fisicamente as dependências do Centro de Projetos Navais (CPN)..

    Art 4º O Núcleo deverá implementar o processo do ALI na Marinha de guerra, em até quatro anos, desenvolvendo as seguintes tarefas específicas:

Parágrafo 1: Estudar o processo do ALI em todos os seus detalhes, utilizando as referências existentes, adaptando-o às peculiaridades da Marinha de guerra e privilegiando a Análise de Apoio Logístico, a Engenharia de Manutenção e o suprimento de sobressalentes como os elementos mais importantes do ALI.

Parágrafo 2: Desenvolver um sistema de informações para apoio à função logística Manutenção, que contemple entre outras funcionalidades a análise de apoio logístico, de acordo com o preconizado pelo processo do ALI (Registro de Análise de apoio Logístico) cuja tecnologia permita sua adequada integração aos demais sistemas corporativos da Marinha de guerra, em especial ao Sistema de Informações Gerenciais de Abastecimento com o concurso da Secretaria_Geral

Parágrafo 3: Estudar e propor alterações nas instruções de alto nível existentes referentes a apoio logístico, adaptando-as, efetivamente, ao processo do ALI.

Parágrafo 4: Elaborar o manual do Apoio Logístico Integrado na Marinha de guerra contendo instruções detalhadas para o seu gerenciamento e a aplicação do processo.

Parágrafo 5: Propor as alterações curriculares pertinentes ao sistema de Ensino Naval de modo a incluir os assuntos relacionados à Gerência de Projetos, Engenharia de Sistemas, Engenharia Logística e Apoio Logístico Integrado nos vários níveis de formação de Oficiais e, em especial, nos últimos anos de formação de Aspirante na Escola Naval.

Parágrafo 6: Divulgar o ALI a fim de que os seus princípios sejam conhecidos por todos os envolvidos no processo de obtenção de sistemas e equipamentos.

Parágrafo 7: Executar o processo do ALI em projetos específicos logo que forem adquiridos os conhecimentos imprescindíveis para a sua aplicação na obtenção de sistemas e equipamentos de menor complexidade, a fim de testar o processo.

Parágrafo 8: Propor um programa de treinamento em ALI, inicialmente para o grupo envolvido em sua implantação na Marinha de guerra, efetuando os contatos necessários com os detentores do conhecimento do assunto.

Parágrafo 9: Propor em conformidade com a sistemática de Planejamento Administrativo, um Projeto de Investimento que comporte a implantação da infra-estrutura e atividades de base necessárias à efetiva aplicação do processo de Apoio Logístico Integrado na obtenção de novos equipamentos e sistemas na Marinha de guerra.

Parágrafo 10: Propor a criação de novos cursos de Gerência de Projetos, segundo um enfoque do ALI; e

Parágrafo 11: Com os conhecimentos e recursos atualmente disponíveis aplicar o processo do ALI a partir da presente data, interagindo com os gerentes do Coordenador_de_Programas e do Coordenador_de_Manutenção na obtenção de novos meios e sistemas da Marinha de guerra.

    Art 5º Ao término do segundo ano proceder revisão da implantação do processo de ALI para que sejam feitos os ajustes necessários.

    Art 6º Por ocasião do cumprimento das tarefas estabelecidas no Art 4º a estrutura de pessoal do Núcleo deverá ser reavaliada para conformar a gerência de Apoio Logístico Integrado, diretamente subordinada ao Coordenador_de_Programas e componente da estrutura organizacional básica da Diretoria_Geral, que terá a responsabilidade de supervisionar a aplicação do processo de ALI na Marinha de guerra.

    Art 7º Esta Portaria entra em vigor na presente data, ficando automaticamente cancelada após surtir o efeito a que se propõe.

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